Blog · 2026-08-16
Was Excel-Tabellen einen Fertigungsbetrieb wirklich kosten
Nicht die Lizenz, sondern die Stunden, das Abtippen und die falschen Zahlen: was ein Betrieb auf Excel wirklich kostet — gerechnet, nicht geschätzt.
Fragt man einen Betrieb, was seine Excel-Tabellen kosten, lautet die Antwort: nichts. Das Programm war schon auf dem Rechner.
Das stimmt für die Lizenz. Für die Tabelle stimmt es nicht.
Was folgt, ist kein Plädoyer gegen Excel-Tabellen. Es ist ein Weg, eine Zahl darauf zu setzen, was eine solche Tabelle tatsächlich kostet — mit den eigenen Zahlen, nicht mit fremden.
## Die Lizenz ist der einzige Posten, der wirklich frei ist
Alles andere wird bezahlt in Stunden, in Korrekturen und darin, dass eine Person nicht in Urlaub gehen kann. Diese Kosten sind real, sie fallen jeden Monat wieder an, und niemand trägt sie in eine Spalte ein — genau deshalb lassen sie sich jahrelang mitschleppen, ohne dass es auffällt.
## Kostenpunkt eins · derselbe Auftrag, dreimal getippt
Nehmen Sie einen Auftrag. Zählen Sie, wie oft seine Daten von einem Menschen eingetippt werden, bevor der Kunde die Rechnung bekommt: in eine Übersichtstabelle, auf einen Fertigungsschein, in die Buchhaltungssoftware. In den meisten Betrieben lautet die Antwort: dreimal.
Rechnen Sie jetzt mit Ihren eigenen Zahlen. Drei Eingaben zu je vier Minuten sind zwölf Minuten pro Auftrag. Bei dreißig Aufträgen im Monat sind das sechs Stunden. Bei hundert Aufträgen zwanzig.
Niemand plant diese Stunden ein. Sie entstehen in Vier-Minuten-Stücken, zwischendurch, neben allem anderen, und sie tauchen nirgends als Kostenpunkt auf.
## Kostenpunkt zwei · die falsche Zahl, die weiterwandert
Eine getippte Zahl kann falsch sein. Das ist keine Nachlässigkeit — das liegt am Tippen selbst.
Teuer ist nicht der Fehler. Teuer ist, dass eine Tabelle keine Möglichkeit hat, ihn zu bemerken. Das falsche Maß landet auf dem Fertigungsschein, wird zugeschnitten, wird verladen und erst beim Kunden entdeckt. Dann kostet es nicht mehr vier Minuten, sondern eine Nacharbeit und einen Anruf, den man lieber nicht geführt hätte.
Eine falsche Zahl im Monat, die beim Kunden ankommt, reicht, um alles andere auf dieser Liste aufzuwiegen.
## Kostenpunkt drei · eine Tabelle hat kein Gedächtnis
Ändert man eine Zelle, ist der alte Wert weg. Es gibt keine Aufzeichnung, was dort stand, wer es geändert hat oder warum.
Meistens spielt das keine Rolle. Es spielt eine Rolle an dem Tag, an dem jemand fragt, warum der Bestand vierzig anzeigt, obwohl im Regal einunddreißig Stück liegen, oder warum ein Auftrag im März zu einem anderen Preis kalkuliert wurde als im April. Dann muss die Antwort aus Erinnerung und E-Mails rekonstruiert werden, und die Rekonstruktion dauert einen Nachmittag.
## Kostenpunkt vier · eine Person hält die Datei zusammen
Jeder Betrieb, der mit Tabellen arbeitet, hat eine Person, die die Arbeitsmappe versteht. Sie hat sie gebaut, sie weiß, welcher Reiter aktuell ist, sie weiß, welche Formel kaputt ist und wie man sie umgeht.
Das spürt man nur zweimal: wenn diese Person Urlaub macht, und wenn sie geht. Beides ist zu überstehen, beides ist teuer, und keines von beidem steht auf einer Rechnung.
## Kostenpunkt fünf · der Monat, der neu zusammengesetzt werden muss
Am Monatsende zählt jemand zusammen, was verkauft, was gefertigt und was übrig ist. Läge alles an einem Ort, wäre das eine Abfrage. Weil es in vier Dateien liegt, die meistens übereinstimmen, wird daraus ein Abend — und zwar derselbe Abend, jeden Monat, solange der Betrieb besteht.
## Wofür Excel-Tabellen wirklich gut sind
Sie sind das beste Werkzeug zum Nachdenken, das es gibt. Einen Preis durchspielen, einen Plan skizzieren, prüfen, ob eine Idee trägt — nichts schlägt ein leeres Raster, und keine Software sollte es ersetzen.
Das Problem beginnt, wenn ein Denkwerkzeug unbemerkt zum System of Record wird: wenn die Tabelle nicht mehr der Ort ist, an dem man etwas durchrechnet, sondern der Ort, an dem die Wahrheit aufbewahrt wird. Raster sind hervorragend für Ersteres und strukturell schlecht für Zweiteres, denn ein System of Record braucht Historie, Regeln und eine einzige Version — und eine Tabelle hat von all dreien konstruktionsbedingt keines.
## Setzen Sie Ihre eigene Zahl darauf
Drei Fragen, und Sie können sie alle diese Woche beantworten, ohne etwas zu kaufen:
Wie oft wird ein Auftrag von einer Person eingetippt, bevor er in Rechnung gestellt wird, und von wem.
Wie viele Stunden gingen in den letzten Monatsabschluss, von der ersten Datei bis zur endgültigen Zahl.
Wie oft ist im letzten Jahr eine falsche Zahl beim Kunden angekommen, und was hat es jedes Mal gekostet, das zu korrigieren.
Multiplizieren Sie die erste Zahl mit Ihrem Auftragsvolumen, addieren Sie die zweite zwölfmal, addieren Sie die dritte ehrlich. Diese Summe ist, was Ihre Tabellen kosten — und es ist die einzige Zahl, gegen die sich jede Software überhaupt vergleichen lässt.
## Und dann die eigentliche Frage
Ist die Zahl klein, behalten Sie die Tabellen. Das ist eine legitime Antwort, und oft ist es die richtige.
Ist sie nicht klein, lautet die nützliche Frage nicht, welches Programm man kaufen soll. Sie lautet, welchen dieser fünf Kostenpunkte man tatsächlich loswerden will — denn sie verschwinden nicht alle durch dasselbe Mittel, und ein System, das einen beseitigt und zwei neue schafft, ist schlechter als das Raster, mit dem man angefangen hat.
Sagen Sie uns, wo in Ihrem Betrieb die Stunden verlorengehen, und wir sagen Ihnen ehrlich, ob es sich lohnt, etwas dagegen zu bauen.